مجموعه مقالات رایگان مدیریت، حسابداری و روانشناسی

برنامه ريزي را می توان با فرآيند تعريف اهداف سازماني، تدوين استراتژي ها براي دستيابي به آن اهداف و تشريح وظايف و منابع مورد نياز براي اجراي استراتژي ها تعریف کرد. برنامه ریزی در مدیریت سازمانی جهت و نقطه تمرکز را مشخص می کند، تصمیم گیری را بهبود می بخشد و هماهنگی بین بخش ها را افزایش می دهد.

این امر همچنین در تخصیص منابع نقش مهمی دارد و عدم اطمینان، ابهام در عملکرد و ریسک ها را کاهش می دهد. در کنار این موارد باید افزود که برنامه ریزی کنترل و ارزیابی را تسهیل می کند. با توجه به نقش مهم این عنصر در مدیریت، در این مقاله به معرفی کامل آن می پردازیم. با ادامه این مطلب همراه ما باشید.

الزامات برنامه ریزی در سازمان

بدون تحلیل وضعیت موجود نمی توان برای یک سازمان برنامه ریزی کرد. از سوی دیگر شناسایی اهداف و مقاصد، توسعه روش های جایگزین و ارزیابی گزینه های جایگزین از دیگر الزامات مهم این اقدام محسوب می شوند. مدیران باید قبل از برنامه ریزی با تحقیق بررسی به انتخاب بهترین روش اقدام بپردازند و سپس مراحل عملی اجرای طرح را مدون کنند.

در این راستا برنامه های استراتژیک، طرح های تجاری، طرح های پروژه ای، برنامه های مالی، طرح های بازاریابی، طرح های عملیاتی و برنامه های احتمالی تدوین می شوند و سپس برای مقابله با عدم قطعیت و تغییر، تعادل انعطاف پذیری با ساختار در برنامه ریزی ها لحاظ می گردند.

همچنین باید افزود که به دلیل اهمیت طرح های تفضیلی در حال حاضر تجزیه و تحلیل SWOT، تجزیه و تحلیل PESTEL، برنامه ریزی سناریو، نمودار گانت، روش مسیر بحرانی و کارت امتیازی متوازن از مهم ترین الزامات مدیران محسوب می شوند. 

فرآیند برنامه ریزی در مدیریت

در فرآیند برنامه ریزی ابتدا اهداف واضح و قابل اندازه گیری تعیین می شود و مدیران به ارزیابی عوامل داخلی و خارجی موثر بر سازمان می پردازند. در مرحله بعد استراتژی شرکت تدوین می شود که مهمترین عنصر آن دستیابی به اهداف است. در این برنامه جزئیات اقدامات، منابع و جدول زمانی مورد نیاز لحاظ می شود و ارزیابی مستمر پیشرفت و با انجام تنظیمات در صورت لزوم همراه است.

چندین رویکرد برای برنامه ریزی وجود دارد که هر کدام مزایای منحصر به فردی دارند. به عنوان مثال رویکرد برنامه ریزی از درون به بیرون بر استفاده از قدرت ها و قابلیت های داخلی برای دستیابی به اهداف تمرکز دارد و برنامه ریزی از بیرون به درون بر درک و پاسخگویی به شرایط و روندهای بازار خارجی استوار است.

فرآیند برنامه ریزی و مدیریت همچنین بر استثناها نیز تمرکز دارد. مدیریت بر اساس اهداف (MBO) یک رویکرد شامل تعیین اهداف خاصی است که کارکنان مسئول دستیابی به آن هستند. بر همسویی اهداف و مسئولیت پذیری تأکید دارد. اما در مدیریت با استثنا مدیران بر رسیدگی به انحرافات قابل توجه از برنامه ها تمرکز می کنند و به آنها اجازه می دهند مسائل مهم را اولویت بندی کنند و وظایف معمول را محول کنند.

ساختار اولویت بندی در برنامه ریزی

تدوین برنامه هایی برای پاسخگویی به بحران ها و شرایط اضطراری فوری، حصول اطمینان از اقدام سریع و موثر و آماده سازی برای سناریوهای بالقوه آینده که می تواند عملیات را مختل کند، سازمان ها را قادر می سازد تداوم را در شرایط نامطلوب حفظ کنند.

همواره اهداف و چشم انداز بلند مدت مهم ترین نقش را در چارت برنامه ریزی مدیران ایفا می کند. در این میان کاربردهای تاکتیکی برای رسیدن اهداف و ابتکارات میان مدت و کاربردهای عملیاتی جهت انجام وظایف و فعالیت های کوتاه مدت نیز مورد توجه قرار می گیرد. 

تعیین چشم انداز، ماموریت و اهداف بلند مدت در برنامه ریزی

چشم انداز بیانیه آینده گرا از سازمان است که مشخص می کند سازمان آرزوی تبدیل شدن به چه چیزی را دارد. ماموریت نیز به هدف و فعالیتهای اصلی سازمان در عمل اشاره می کند. اهداف بلندمدت نیز مقاصد مشخصی را شامل می شود که هدف سازمان در یک دوره طولانی دستیابی به آنهاست.

در تعیین این موراد سازمان ها به شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای سازمان (تحلیل SWOT) و همچنین انجام تجزیه و تحلیل PESTEL (عوامل سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، فناوری، محیطی و حقوقی) برای درک تأثیرات خارجی می پردازند.

استراتژی های عملیاتی بر فعالیت های روزانه مورد نیاز برای اجرای برنامه استراتژیک گسترده تر تمرکز دارند نیز در همین راستا تدوین می شوند. این شامل برنامه ریزی دقیق وظایف، تخصیص منابع و نظارت بر عملکرد است. استراتژی ها را می توان به انواع مختلفی دسته بندی کرد، مانند استراتژی های رشد، استراتژی های رقابتی و استراتژی های متنوع که هر کدام از آنها نیازهای سازمانی و شرایط بازار متفاوتی را برطرف می کند.

موانع برنامه ریزی و مشکلات برنامه ریزی استراتژیک

مقاومت در برابر تغییر به دلیل اینرسی و بی میلی سازمانی به اتخاذ استراتژی های جدید از مهم ترین موانع برنامه ریزی محسوب می شوند. در کنار آن باید کمبود منابع شامل زمان، پول یا پرسنل ناکافی برای اجرای برنامه ها اشاره کرد. علاوه بر این، ارتباط ضعیف و ناهماهنگی و سوءتفاهم بین سطوح مختلف سازمان می تواند به کلی برنامه های سازمان را دچار چالش کند.

ناگفته نماند که اهداف بیش از حد جاه طلبانه و تعیین اهداف غیر واقعی و دست نیافتنی پیشبرد امور را غیر ممکن می سازد. زیرا برنامه ریزی تخیلی می تواند زمان بر، هزینه بر و فاقد انعطاف باشد. این برنامه ریزی ها توانایی سازگاری با تغییرات سریع را ندارند یا اینکه با اتکای بیش از حد آنها به فرآیندهای رسمی، سازمان را دچار اختلال می کنند.

سخن پایانی

برنامه ریزی در مدیریت سنگ بنای موفقیت سازمانی است که رویکردی ساختاریافته برای دستیابی به اهداف و هدایت چالش ها ارائه می دهد. با درک ابعاد و رویکردهای مختلف برنامه ریزی، سازمان ها می توانند استراتژی های قوی ای را توسعه دهند که با چشم انداز آنها هماهنگ باشد و با شرایط متغیر سازگار شود. به عنوان مثال برنامه ریزی استراتژیک، چارچوبی جامع برای موفقیت بلندمدت ارائه می دهد. از این رو در یک چشم انداز کسب وکار در حال تحول، توانایی برنامه ریزی مؤثر و پاسخگویی به عدم قطعیت ها برای شکوفایی و دستیابی به رشد پایدار ضروری است.

منابع

تئوری های مدیریت سیدجوادین و جلیلیان